Tervetuloa näytteilleasettajaksi Valtio Expoon!

Valtio Expo ei olisi expo eikä mikään ilman tapahtumassa mukana olevia näytteilleasettajia. Tapahtumassa toteutetaan aiemmista Valtio Expoista tuttuun tapaan näyttelyalue, jossa valtionhallinnon yhteistyökumppanit ja asiantuntijat pääsevät kohtaamaan ja tutustumaan.

Olemme koonneet näytteilleasettajille käytännönohjeita:

Osastopaikat
Tietoiskut
Hinnat ja peruutusehdot (2025)
Ilmoittautuminen
Jatkotilaisuus
Messuosastojen suunnittelu ja rakentaminen
Kävijätiedon kerääminen
Tauko- ja työskentelytilat
Kerro muillekin, että olette mukana Valtio Expossa!

Osastopaikat

Näytteilleasettajille on varattu Marinan 1. ja 2. kerrokseen yhteensä n. 80 osastopaikkaa. Näytteilleasettajan osallistumismaksu (hinnasto alempana) sisältää pelkän osastopaikan. Messuosastolle erikseen tilattavat palvelut (esim. valmiit osastorakenteet, kalusteet, näytöt, sähköt, tarjoilut) laskutetaan erikseen messurakentajan tai Marinan toimesta.

Näytteilleasettajan osallistumismaksu sisältää:
– osastopaikan (vakiokoko 6 m² (leveys 3 metriä ja syvyys 2 metriä)
– osallistumisen päivän aikana 6 henkilölle sisältäen aamupalan, lounaan ja iltapäiväkahvin
– näkyvyyden valtioexpo.fi-sivustolla
– Valtio Expon jatkot tapahtuman jälkeen

Tarjoamme myös pienosastoja yläkerrasta, jotka sisältävät:
– puolikkaan osastopaikan (3 m²)
– osallistumisen päivän aikana 3 henkilölle sisältäen aamupalan, lounaan ja iltapäiväkahvin
– näkyvyyden valtioexpo.fi-sivustolla
– Valtio Expon jatkot tapahtuman jälkeen

Näytteilleasettajan edustajia voi olla osastolla kerrallaan 3 henkilöä, mutta päivän mittaan osaston edustusta voi vaihtaa siten, että osallistujia on enintään 6 henkilöä/organisaatio ja pienosastoilla 3 henkilöä + puhujat.

Pienosaston ilmoittautumisen voi tehdä normaalisti lomakkeen kautta ja laittaa toiveeksi pienosaston. Ilmoittautumisen yhteydessä voi esittää toiveen osastopaikasta. Valtiokonttori pyrkii huomioimaan toiveet ilmoittautumisjärjestyksessä mahdollisuuksien mukaan.

Valtio Expo 2025: näyttelyalueen pohjakartta (päivitetty 6.9.2024) >

Lisätietoa osastoista: valtio.expo@valtiokonttori.fi.

Tietoiskut

Valtio Expoon osallistuvilla näytteilleasettajilla on mahdollisuus varata tapahtuman ohjelmaan 20 minuutin tietoisku. Ilmoitattehan meille Tietoiskun tiedot (otsikko, esittäjän nimi, nimike ja organisaatio) viimeistään 15.2.2025. Tiedot voi laittaa ilmoittautumislomakkeen kautta tai osoitteeseen valtio.expo@valtiokonttori.fi.

Tietoiskuja varten on kaksi seminaarisalia ja ne striimataan myös verkkoon. Tietoiskuja on tarjolla rajoitettu määrä ja ne varataan ilmoittautumisjärjestyksessä. Valtio Expoon ei voi ostaa pelkkää tietoiskuaikaa, vaan ne on varattu tapahtumassa mukana oleville näytteilleasettajille. Valtiokonttori vastaa ohjelmakokonaisuuden aikataulutuksesta. Tietoiskun tarkka ajankohta ilmoitetaan tietoiskun varanneille myöhemmin.

Tietoiskujen esitysmateriaalit

Kaikki tietoiskujen esitysmateriaalit tulee toimittaa 6.5. mennessä osoitteeseen: valtio.expo@valtiokonttori.fi. Puhujille lähetetään tarkempi ohjeistus erikseen lähempänä tapahtumaa.

Hinnat ja peruutusehdot (2025)

Hinnasto

Osastopaikkoja ja tietoiskuja on rajallinen määrä ja ne varataan ilmoittautumisjärjestyksessä.

Peruutusehdot

Voitte peruuttaa tapahtumaan osallistumisenne maksutta 15.2.2025 saakka, jonka jälkeen veloitetaan peruutusmaksuna 50 % osallistumismaksusta 15.3.2025 saakka. Jos peruutus tehdään 15.3.2025 jälkeen, veloitetaan koko osallistumismaksu.

Ilmoittautuminen

Varmistakaa paikkanne Valtio Expo- tapahtumassa ilmoittautumalla näytteilleasettajaksi! Näytteilleasettajana pääsette kertomaan, millaisia yhteistyömahdollisuuksia, tuotteita ja palveluita organisaationne tarjoaa, verkostoitumaan valtionhallinnon päättäjien ja asiantuntijoiden kanssa sekä kuulemaan, mitä valtionhallinnossa on menossa.

ILMOITTAUDU NÄYTTEILLEASETTAJAKSI

Pyydämme kaikkia näytteilleasettajien edustajia ilmoittautumaan tapahtumaan viimeistään 12.5., myös kaikkien puhujien tulee ilmoittautua tapahtumaan. Tapahtumapäivänä vastaanotto ruuhkautuu, jos ilmoittautumista ei ole tehty etukäteen. Paikalle saapuessa näytteilleasettajille ja puhujille on varattu oma tiski, josta saa nimikortin.

Näytteilleasettajien narikka on 2. kerroksessa, sinne pääsee tuloaulasta suoraan hissillä. Alakerran narikka ei valitettavasti riitä kaikille kävijöille.

Ilmoittaudu tapahtumaan näytteilleasettajan edustajana

Näytteilleasettajien lounas

Tarjoamme näytteilleasettajille aamukahvin, salaattilounaan ja iltapäiväkahvin. Näytteilleasettajien lounas on klo 10.30 -11.30 Marine-ravintolassa 2.kerroksessa. Aamu- ja iltapäiväkahvi tarjoillaan ala- ja yläkerran tarjoilualueilla. Valtion tilaisuuksissa huomioidaan vastuullisuus ja kestävyys, joten tarjoilut noudattavat samaa linjaa. Erityisruokavaliot saa pyydettäessä Marinan tarjoiluhenkilökunnalta.

Valtio Expo jatkot

Valtio Expon jatkot järjestetään Marine-ravintolassa 2. kerroksessa klo 16.00 – 17.30. Kaikki näytteilleasettajat ovat tervetulleita jatkotilaisuuteen, vaikka ilmoittautuminen olisi täynnä. Tilaisuudessa on tarjolla juotavaa ja pientä purtavaa. Omakustannebaari on myös auki.

Messuosastojen suunnittelu ja rakentaminen

Messuosastojen suunnittelussa ja rakentamisessa yhteistyökumppanimme on WS-Expogroup Oy. WS-Expogroupilta voi tilata Valtio Expoon valmiita osastovaihtoehtoja sekä lisäkalusteita. Näytteilleasettaja voi tuoda tapahtumaan myös omat osastokalusteet ja -rakenteet.

Osastosuunnittelu

Valmisosastot tulee tilata WS-Expolta 28.3.2025 mennessä. Tilauslomakkeelle pääset tästä. Jos käytät ulkopuolista rakentajaa, muista tilata sähkö tilauslomakkeen kautta! Kuvatulosteiden aineistot tulee toimittaa viimeistään 4.4.2025. Lähetä kuva- ja näyttöaineistot tästä linkistä. 

Osastopaikat on 6m2 (3×2) ja 3m2 (1,5×2). Osastopaikka käsittää vain tyhjän tilan, eikä sisällä sähköä, mattoa tai rakenteita. Osastosiivous kuuluu osaston hintaan, eikä sitä siis tarvitse tilata erikseen. Marina Congress Center tarjoaa asiakkaiden käyttöön veloituksetta julkisen langattoman Internet-yhteyden.

Suunnittelua helpottaaksemme olemme luoneet valmiita osastopaketteja, mutta voit myös tilata yksittäisiä tuotteita mm. osastomaton, kalusteita, näyttöjä jne. Valmispaketteihin kuuluu automaattisesti sähköt, eikä niitä tarvitse tilata erikseen.

Mikäli valmispaketeista ei löydy yrityksellesi sopivaa vaihtoehtoa, autamme mielellämme osastosuunnittelussa ja teemme räätälöidyn osaston toiveittesi mukaan. Pyydä tarjousta toteutuksesta Jaakolta.

WS-Expogroup Oy
Jaakko Mäkelä
Projektipäällikkö
puh. 041 537 0117
jaakko.makela(at)wsexpogroup.fi

Näyttöaineisto

Jos ständillenne on tulossa näyttö, toimittakaa näyttöaineisto viimeistään 2.5.2025 tämän linkin kautta.

Näyttöaineiston voi siirtää näytölle tietokoneella, jonka voi liittää näyttöön HDMI-kaapelilla ja videomateriaalin voi tuoda USB-muistitikulla. Videoiden tulee olla mp4-muodossa. Jos kyseessä on powerpoint-esitys, niin tallennattehan myös sen ensin mp4-muotoon. Näyttöaineiston voi jakaa omalta tietokoneelta. Mikäli tarvitsette HDMI-piuhan, niin ilmoittakaa siitä Jaakolle (yhteystiedot ylhäällä).

Rakennus- ja purkuaikataulut

Rakentajien ei tarvitse ilmoittautua, eikä rakennuslupia tarvita.

Tarjoilut osastolla

Osastotarjoilut voit tilata suoraan Marinasta tästä linkistä 28.4.2025 mennessä. Pyydämme ystävällisesti huomioimaan, että omien tarjoilujen tuominen Marina Congress Centeriin ei ole sallittua. Marina Congress Centerillä on yksinoikeus ravintolatoimintaan. Näytteilleasettajalla ei ole oikeutta tarjoilla osastollaan itse tuomiaan tuotteita, lukuun ottamatta näytteilleasettajan omia logollisia pikkumakeisia. Huomioithan, että niistä on ilmoitettava etukäteen.

Lisätiedot:

Scandic Marina Congress Center myyntipalvelu
Riikka Jusslin
puh. 09 4272 2521
sales.marinacongress(at)scandichotels.com

Tietoa kävijöistä

Kumppanimme ContactMate tarjoaa teille palvelun, jolla on mahdollisuus kerätä tietoa kävijöistä. ContactMaten kautta voitte vuokrata skannauslaitteita tai käyttää ContactMate eLead- mobiilisovellusta. Näiden avulla voidaan skannata kävijöiden nimilapuista löytyviä QR-koodeja. Palvelua voi hyödyntää ständillä tai tietoiskusalissa, jolloin saatte tietoa kävijöistänne jo tapahtuman aikana! Tämän lisäksi ContactMate toimittaa teille tarkempaa tietoa kävijöistä tapahtuman jälkeen. Täten saatte arvokasta tietoa kävijöistä, jota voitte hyödyntää myös jälkimarkkinoinnissa! 
Tutustu ja tilaa ContactMate Liidipalvelu

Lisätiedot:

Timo Merikaarto
puh. 0207 856 700
myynti@contactmate.fi

Tauko- ja työskentelytilat

Marina Congress Centerin 2. kerroksen toisessa päädyssä, jossa sijaitsee myös näytteilleasettajien narikka, on kokoushuoneita ja pieniä tulkkikoppeja käytettävissä esim. virtuaalipalavereihin. Kokoushuone nro 3 on varattu näytteilleasettajille lepopaikaksi ja työskentelytilaksi. Samalla käytävällä on myös sohvaryhmiä, joissa voi pitää taukoja.

Kerro muillekin, että olette mukana Valtio Expossa!

Lämpimästi suosittelemme ja kannustamme näytteilleasettajia mainostamaan tapahtumassa mukanaoloaan sekä tietoiskuaan myös omissa verkostoissaan ja kanavissaan, kuten omilla verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa. Muistattehan kuitenkin, että tapahtuma on valtionhallinnon sisäinen ja kohderyhmänä on valtionhallinto.

Tapahtumassa mukana olevat näytteilleasettajat voivat käyttää Valtio Expon logoa mainostaessaan osallistumistaan esim. verkkosivuillaan.

• Valtio Expon logon voi ladata tästä >
• Mukana Valtio Expossa muokattavan kuvan voi ladata Canvasta >

Sosiaalisessa mediassa voi viestiä aihetunnisteella #ValtioExpo